ตำแหน่ง เลขานุการผู้บริหารฝ่าย

บริษัท บริษัทรักษาความปลอดภัยและบริหารธุรการสยาม จำกัด

ที่อยู่บริษัท 131 ซอยรามคำแหง 21(นวศรี) แขวงวังทองหลาง เขตวังทองหลาง กรุงเทพมหานคร 10310

เงินเดือน สำหรับสมาชิกเท่านั้น

ลักษณะงานที่ทำ
1. การจัดการทำตารางนัดหมาย และเตือนการนัดหมายให้ผู้อำนวยการรับทราบ
2 . แจ้งนัดหมายการประชุม/จัดทำรายงานการประชุม ภายในฝ่าย
3. จัดเตรียมห้องประชุม(ก่อนและหลังการประชุม)
4. จัดเก็บหนังสือภายนอก และ ภายในแยกหมวดหมู่ ให้เป็นระเบียบ สะดวกในการค้นหาได้อย่างรวดเร็ว
5. การรับหนังสือภายนอก และภายใน
6. ตรวจทานหนังสือ/เอกสารอื่นๆก่อนจัดส่งให้ผู้อำนวยการลงนาม/รับทราบ
7. จัดทำบันทึก/สำเนาเอกสาร (เฉพาะเรื่องที่สำคัญ จัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน
8. จัดเก็บหนังสือ/เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัทฯจัดเก็บตามแฟ้มให้เป็นระเบียบ
9. ส่งคืนสำเนาหนังสือเอกสารอื่นๆที่ผู้อำนวยการลงนามเรียบร้อย คืนให้กับต้นสังกัด
10. จัดพิมพ์หนังสือโต้ตอบภายนอกให้กับผู้อำนวยการ และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน จัดเก็บตามแฟ้ม
11. จัดทำทะเบียนลูกค้า พร้อมเบอร์โทรติดต่อ/ผู้ประสานงาน ในงานที่เกี่ยวข้อง
12. จัดเตรียมการเดินทางให้ผู้อำนวยการ กรณีไปติดต่องานหรือต้องเดินทางไปต่างจังหวัด หรือสถานที่ต่างๆ เช่นจองตั๋วเครื่องบิน
จองโรงแรม รถรับ-ส่ง พร้อมเตรียมเอกสารที่จำเป็นและข้อมูลไว้เป็นหลักฐานด้วย
13. โทรศัพท์ติดต่อกับบุคคลภายในและภายนอก การนัดหมายแขก ตามคำสั่งผู้อำนวยการ/ผู้จัดการแผนก พร้อมบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
และรายงานให้ผู้อำนวยการ/ผู้จัดการทราบ
14. รับโทรศัพท์ทั้งภายในและภายนอก ที่ติดต่อ พร้อมสอบถามรายละเอียดให้ครบถ้วน และบันทึกข้อมูลเป็นหลักฐาน แจ้งให้ผู้เกี่ยว
ข้องทราบ เพื่อดำเนินการต่อไป พร้อมติดตามผลจนแล้วเสร็จ
15. ติดตามความคืบหน้าของของงานแต่ละแผนก ตามที่ผู้อำนวยการแจ้ง และรายงานผลให้ผู้อำนวยการทราบ
16. รับเรื่องประสานงานเกี่ยวกับการร้องเรียนติชม จากพนักงาน หรือลูกค้า พร้อมบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้อง
ทราบ พร้อมดำเนินการต่อไป
17. ดูแลความเป็นระเบียบ ที่เกี่ยวข้องของบริษัทฯ และกฏระเบียบต่างของฝ่าย/หน่วบงานที่เกี่ยวข้อง
18. ต้อนรับแขก/ผู้มาติดต่อผู้อำนวยการ พร้อมหาน้ำหรือเครื่องดื่มสำหรับแขก/ผู้มาติดต่อ
19. จัดหาของที่ระลึก หรือของชำร่วยให้กับแขก /ผู้มาติดต่อกับผู้อำนวยการ
20. ดูแลความเรียบร้อยในห้องผู้อำนวยการ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์สำนักงาน
21. ตรวจความสะอาด เรียบร้อยของห้องน้ำ และกระดาษชำระ น้ำสบู่ล้างมือ พร้อมใช้งาน
22. ดูแล อาหาร หรือเครื่องดื่ม เมื่อผู้อำนวยการฝ่ายแจ้ง